توسط :
این انتخاب عموماً از روی عادت بوده؛ اما باید بدانید که استفاده از نرم افزار CRM راه‌حل مناسب‌تری برای شماست. سازمان‌دهی اطلاعات مشتریان و داشتن سیستمی منظم برای انجام پیگیری‌ها کلید افزایش بهره‌وری کسب‌وکارهاست.
با وجود چنین سطح از اهمیتی باز هم بسیاری از کسب‌وکارها فقط به صفحات اکسل تکیه می‌کنند و از ابزارهای پیشرفته موجود غافل می‌شوند. ما در این مطلب به دنبال بررسی این موضوع هستیم که چرا باید از CRM به جای اکسل استفاده کرد و این تغییر چگونه می‌تواند به افزایش فروش شما کمک کند؛ پس با ما همراه باشید.
نرم افزار CRM چیست؟
کلمه CRM در اصل مخفف عبارت «Customer Relationship Management» و به معنای مدیریت ارتباط با مشتری است. زمانی که از نرم افزار CRM سخنی به میان می‌آید، منظور راه‌حل نرم‌افزاری بوده که به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا داده‌های مرتبط با مشتریان خود و تعاملات موجود را به شکل مؤثرتری مدیریت کنند. این نرم‌افزار نقش کلیدی را در ساده‌سازی فرآیند فروش برعهده دارد و به کسب‌وکارها در ایجاد و حفظ روابط خوب با مشتریان کمک می‌کند.
به بیان بهتر، این سیستم قادر است نمایی یکپارچه از کلیه داده‌ها و اطلاعات مشتریان را در اختیارتان قرار دهد. این درحالیست که اکسل فقط یک ابزار صفحه‌گسترده (Spreadsheet) بوده که می‌توان از آن برای اهدافی نظیر مدیریت داده‌های مشتری کمک گرفت؛ اما مطمئناً فاقد امکانات لازم برای افزایش فروش و بهینه‌سازی ارتباط با مشتریان است.
محدودیت‌های اکسل در حوزه افزایش فروش
اکسل را بلاشک باید ابزاری قدرتمند در نظر گرفت که برای مدیریت داده‌ها طراحی شده است؛ اما نباید از این نکته نیز غافل شد که اکسل دارای محدودیت‌هایی است. در زمان استفاده از اکسل برای ذخیره و مدیریت داده‌های مشتریان، مطمئناً پیگیری فایل‌ها و تب‌های متعدد کاری زمان‌بر و دشوار خواهد بود. این مسئله می‌تواند به بروز خطاها و ناهماهنگی‌هایی در داده‌ها منجر شود که در طولانی‌مدت برای کسب‌وکارتان هزینه‌ساز خواهد بود.
به بیان بهتر، اکسل اساساً برای مدیریت اطلاعات و داده‌های مشتریان طراحی نشده است. هرچند می‌توان از آن برای انجام چنین کاری کمک گرفت؛ اما در عمل متوجه خواهید شد که اکسل فاقد ابزارهای لازم برای مدیریت ارتباط با مشتریان است! به عنوان مثال اکسل هیچگونه ابزار داخلی برای پیگیری تعاملات با مشتری و انجام خودکار کارهایی مثل ارسال ایمیل پیگیری ندارد.
فقدان چنین امکاناتی قطعاً موجب کند شدن روند ارتباط با مشتریان شده و مانعی اساسی در مسیر افزایش فروش کسب‌وکار شما خواهد بود.
10 دلیل برای جایگزین کردن CRM به‌جای اکسل در حوزه فروش
تا اینجای کار متوجه شدیم که اکسل نمی‌تواند گزینه مناسبی برای مدیریت اطلاعات مشتریان باشد؛ اما چه جایگزینی می‌توان برای آن در نظر گرفت؟ نرم افزار CRM پاسخ ما به سوال شماست؛ چراکه مجموعه‌ای از ابزارها و قابلیت‌ها را در اختیار کسب‌وکارها قرار می‌دهد تا بهتر مشتریان خود را بشناسند و مسیر افزایش فروش را با کمترین میزان دشواری طی کنند.
10 دلیل اصلی که باید از اکسل خداحافظی کنید و به جای آن، به سراغ نرم افزار CRM بروید عبارتند از:
دلیل اول: بهبود روابط با مشتریان
نرم افزار CRM کلیه داده‌ها و اطلاعات مربوط به مشتریان را در یک مکان متمرکز ذخیره می‌کند. این امر موجب می‌شود تا تسلط به علایق و نیازهای مشتریان و همچنین پیگیری تعاملات با آن‌ها، راحت‌تر شود. در یک کلام، این نرم‌افزار به شما کمک می‌کند تا ارتباطات شخصی‌سازی‌شده‌ای با مشتریان داشته باشید و خدمات بهتری ارائه دهید؛ موضوعی که در طولانی‌مدت حتماً موجب افزایش وفاداری مشتریان و افزایش فروش شما خواهد شد.
دلیل دوم: سازمان‌دهی بهتر داده‌ها
نرم افزار CRM امکان سازمان‌دهی اطلاعات مشتری را به شکل جامع و منعطف‌تری در مقایسه با اکسل در اختیارتان قرار می‌دهد. با کمک این نرم‌افزار قادر خواهید بود به راحتی ترجیحات، تعاملات و خریدهای مشتریان را دنبال کنید. قابلیت دسته‌بندی و فیلتر کردن داده‌ها نیز تحلیل اطلاعات را برای مدیران کسب‌وکارها آسان‌تر کرده و در سایه این مزیت اتخاذ تصمیمات منتهی به افزایش فروش دیگر دشوار نیست.
دلیل سوم: افزایش بهره‌وری
سیستم CRM بخش عمده‌ای از وظایف مرتبط با مدیریت داده‌های مشتریان را به شکل خودکار انجام می‌دهد که پیگیری سرنخ‌ها، مدیریت فرآیند فروش و مدیریت مخاطبین بخشی از این وظایف است. این بدان معناست که زمان بسیار کمی برای ورود دستی داده‌ها صرف خواهد شد و زمان بیشتری برای انجام برنامه‌ریزی‌ها استراتژیک و تعامل مؤثر با مشتریان در اختیار خواهید داشت.
دلیل چهارم: بهبود همکاری تیمی
با کمک نرم افزار CRM، کلیه اعضای تیم به اطلاعات یکسانی از مشتریان دسترسی خواهند داشت. این هماهنگی موجب می‌شود تا تیم فروش بتواند با بهره‌وری بهتری وظایف خود را انجام دهد و تمرکز بالاتری روی مشتریان داشته باشد. این ویژگی احتمال بروز هرگونه خطا و سوءتفاهم را کاهش می‌دهد و در بهبود تجربه کلی مشتریان به شما کمک می‌کند.
دلیل پنجم: دسترسی به بینش بازاریابی بهتر
سیستم‌های CRM به کسب‌وکارها این امکان را می‌دهند تا ترجیحات و رفتار مشتریان خود را به شکل دقیق‌تری دنبال کنند. این اطلاعات ارزشمند پایه و اساس طراحی استراتژی‌های بازاریابی مؤثر را شکل می‌دهند. در واقع شما می‌توانید با دسته‌بندی کردن مشتری‌ها متناسب با ویژگی‌هایی نظیر سابقه خرید، جمعیت‌شناسی و موقعیت مکانی، پیشنهادات خود را با این ویژگی‌ها تطابق داده و افزایش فروش خوبی را تجربه کنید.
دلیل ششم: کاهش نرخ ریزش مشتری
یکی از قابلیت‌های کلیدی نرم افزار CRM، وجود امکان تعامل فعال با مشتری‌هاست؛ به عنوان مثال، شما به عنوان صاحب یک کسب‌وکار می‌توانید پیام‌های خودکاری تنظیم کنید تا در صورت انجام اقدامات خاصی از سوی مشتریان مثل لغو اشتراک، این پیام‌ها به صورت اتوماتیک به آن‌ها ارسال شود. این تعامل به موقع موجب می‌شود تا وفاداری او حفظ شده و مانع از خروج مشتریان شود.
دلیل هفتم: بهبود پیش‌بینی فروش
CRM داده‌های دقیقی از وضعیت لحظه‌ای فروش در اختیار شما قرار می‌دهد. این اطلاعات، تصویری شفاف از درآمد، سطح عملکرد و ظرفیت رشد کسب‌وکار را ترسیم می‌کند و با تکیه بر چنین داده‌هایی می‌توانید تصمیمات دقیق‌تری بگیرید و استراتژی فروش را به موقع اصلاح و پیش‌بینی‌های واقع‌بینانه‌تری از آینده درآمدی خود داشته باشید.
دلیل هشتم: امنیت بهتر
برخلاف آنچه که در اکسل با آن مواجهیم و همواره در معرض دسترسی‌های غیرمجاز قرار دارد، نرم افزار CRM قابلیت‌های امنیتی بهتری در اختیار کسب‌وکارها قرار داده است. با تعریف سطح دسترسی متناسب با نقش افراد، فقط کاربران مجاز می‌توانند به اطلاعات حساس مشتریان دسترسی داشته باشند.
دلیل نهم: مقیاس‌پذیری بهتر
سیستم CRM به شکلی طراحی شده که همگام با رشد کسب‌وکار شما رشد کند! این یعنی شما می‌توانید بدون این که خللی در کارایی یا سرعت نرم‌افزار مشاهده کنید، به راحتی اعضای جدید تیم یا داده‌های مشتریان بیشتری را به سیستم خود اضافه نمائید.
دلیل دهم: مزیت رقابتی
استفاده از نرم افزار CRM می‌تواند برای کسب‌وکار شما یک مزیت رقابتی خوب ایجاد کند. هنگامی که کارآمدتر، سازمان‌یافته‌تر و مشتری‌محورتر عمل کنید، در یک بازار رقابتی عملکرد بسیار خوبی را به نمایش خواهید گذاشت و مشتریان بیشتری نیز جذب می‌کنید.
CRM یا اکسل، مسئله این است!
سیستم CRM یک بستر قدرتمند برای مدیریت ارتباط با مشتری و ردیابی فروش فراهم می‌کند؛ مزیتی که نمونه مشابه آن را نمی‌توان در اکسل پیدا کرد. با کمک CRM می‌توانید خطاهای موجود در تعاملات مشتریان را کاهش داده و تصمیم‌گیری‌های بهتری در زمینه شیوه افزایش فروش داشته باشید.
